1. Hoe gaan wij om met jouw gegevens?

Bouwregelgeving Informatiesystemen (BRIS) B.V., KvK nummer 24196261, hecht veel waarde aan de bescherming van je privacy. Bij het gebruik van onze website(s) en onze producten wordt in een aantal gevallen naar je persoonlijke en zakelijke contactgegevens gevraagd. Daarover lees je meer in paragraaf 2. Tevens verzamelen we via cookies anonieme gegevens over het surfgedrag op onze website(s). Deze gegevens hebben wij van je nodig om onze website en online dienst voor je beschikbaar te stellen en beschikbaar te houden. Daarover lees je meer in paragraaf 3.

Wij beschermen je gegevens zorgvuldig tegen verlies, misbruik of ander ongeoorloofd gebruik. Als het gaat om persoonsgegevens passen we altijd de van toepassing zijnde wetten en regels met betrekking tot je privacy toe, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze Privacyverklaring leggen we uit hoe we met je persoonsgegevens omgaan en hoe we de wet toepassen.

Deze Privacyverklaring kan in de loop van de tijd gewijzigd worden, bijvoorbeeld als de wet verandert of wij bepaalde verwerkingen toevoegen of staken. De meest recente versie wordt telkens op onze website gepubliceerd en wij raden je aan deze regelmatig te raadplegen.

2. Welke gegevens verwerken we met welk doel?

Hier zullen we onder a t/m c onze doelen benoemen en uitleggen welke persoonsgegevens we voor welk doel verwerken.

Onze klanten hebben zich ten doel gesteld gegevens te verwerken voor het raadplegen, interpreteren en toepassen van bouwregelgeving. Zij hebben onze software als middel gekozen om dat te doen. Als de gegevens die zij in onze software verwerken persoonsgegevens bevatten dan zijn daarvoor zelf verantwoordelijk.

Wij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om onze diensten (applicaties) te kunnen leveren.

Onderdelen van onze dienstverlening waarbij persoonsgegevens worden verwerkt zijn:

• Het beschikbaar stellen van onze applicaties:

Deze applicaties zijn: BRISwarenhuis (inclusief BRISdocumenten);BRISbrando; BRISboei; BRIStoezicht, BRIStoets.

Toelichting: Om in te loggen in onze applicaties maken wij gebruik van het single-sign-on systeem KennisID. De privacyverklaring van KennisID vindt u op www.kennisid.nl.

In de nieuwe versie van BRIStoets is het ook mogelijk om zonder KennisID in te loggen. Om die reden verwerken wij binnen de nieuwe versie van BRIStoets de volgende gegevens:

• E-mailadres
• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• Deskundigheden (optioneel)
• Telefoonnummer (indien gebruik wordt gemaakt van tweetraps authenticatie)

Om onze applicaties te kunnen gebruiken verwerken wij binnen onze applicaties verder de volgende gegevens:

• KennisID identificatienummer
• Het afhandelen van helpdeskvragen

Toelichting: Wanneer je een vraag aan de helpdesk stelt, vinden we het wel zo netjes om je een antwoord te geven.

Om contact met je op te nemen, leggen we de volgende gegevens vast:

• Naam
• Geslacht
• E-mailadres
• Organisatie waar je werkt
• Telefoonnummer
• Het versturen van servicemails

Toelichting: Indien jouw organisatie een licentie op één of meer van onze applicaties afneemt en je bent als gebruiker van deze applicatie bekend, zullen we je serviceberichten sturen wanneer dat nodig is. Serviceberichten zijn berichten die betrekking hebben op de werking van de applicatie en zijn nooit commercieel van aard. Om servicemails te kunnen sturen verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Geslacht
• E-mailadres
• Organisatie waar je werkt

Voor onze bedrijfsvoering

Onderdelen van onze bedrijfsvoering waarbij persoonsgegevens worden verwerkt zijn:

- Relatiemanagement

Toelichting: Wij hechten er waarde aan om persoonlijk contact met onze klanten en prospects te hebben. Om die reden leggen van de hoofdcontactpersoon de volgende gegevens vast:

• Naam
• Geslacht
• E-mailadres
• Organisatie waar je werkt
• Telefoonnummer

Deze persoon zullen wij persoonlijk benaderen als er bijvoorbeeld vragen over de overeenkomst of onze producten of diensten zijn.

- Het uitvoeren van onze klant- en gebruikersadministratie

Toelichting: Als we inhoudelijk contact met je hebben gehad over één van onze producten, dan leggen we dat vast in een gespreksverslag. Hierdoor maakt het niet uit wie je later aan de telefoon krijgt, we kunnen dan altijd zien met wie je de vorige keer gesproken hebt en wat er besproken is.

Hiervoor leggen we de volgende gegevens van je vast:

• Naam
• Geslacht
• E-mailadres
• Organisatie waar je werkt
• Telefoonnummer

Indien je de verantwoordelijke voor één of meer van onze producten binnen je organisatie bent, dan kunnen we je gegevens bovendien gebruiken om de factuur naar te versturen.

Het goed en gebruiksvriendelijk laten functioneren van onze website
Toelichting: zie onder 3: Cookies.

Marketing van BRIS producten en diensten

Om onze producten en diensten periodiek bij de in onze mailinglijst opgenomen klanten of prospects onder de aandacht te brengen verzenden wij een nieuwsbrief. De ontvangers kunnen zich hebben aangemeld via het webformulier op onze website.

Toelichting: Indien je onze klant bent of toestemming hebt gegeven om informatieve mailingen of nieuwsbrieven van ons te ontvangen, gebruiken wij je e-mailadres en eventueel naam om die mailingen of nieuwsbrieven te verzenden.

3. Cookies

Behalve het gebruik van plugin cookies van sociale media platforms gebruiken wij alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De technische cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je browser zo instellen dat cookies niet automatisch op je computer geplaatst worden. Hier vind je uitleg van de Consumentenbond over hoe je via verschillende webbrowsers cookies kan blokkeren.

Het is wel zo dat als je het plaatsen van cookies onmogelijk maakt door je browser zo in te stellen dat alle cookies worden geweigerd er een  kans bestaat dat (bepaalde) functies niet werken en dat je beperkt gebruik kunt maken van onze online diensten.

Verder maken wij gebruik van een zogenaamde analytische cookie door het gebruik van de dienst Google Analytics. Dit programma levert belangrijke statistieken over aantallen bezoekers, de bezochte pagina’s, de verkeersbronnen en andere essentiële informatie waarmee wij deze website voortdurend kunnen verbeteren voor de gebruikers. Deze statistieken zijn anoniem en niet te herleiden tot een bepaalde persoon of gebruiker. Google Analytics wordt privacy vriendelijk gebruikt conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je het script van Analytics liever helemaal wilt blokkeren dan kun je hier een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Met deze plugin telt jouw bezoek niet meer mee in de statistieken van alle websites die Google Analytics gebruiken.

De social media plugin cookies (LinkedIn, Twitter) die wij via onze website plaatsen maken het gebruikers van die sociale media mogelijk om onze pagina op dat sociale medium te “liken” of “volgen” en zo te delen met hun contacten in dat sociale medium.  Omdat wij die cookies (buttons) hebben “gedeactiveerd” volgen die social media geen acties of handelingen van website-bezoekers tot zij op die buttons hebben geklikt. Als er op de buttons is geklikt verwerkt het betreffende social media platform ook persoonsgegevens, waarvoor dat platform zelf verantwoordelijk is.

Om de informatie in deze Privacy- en cookieverklaring beknopt te houden en om te zorgen dat de informatie over het gebruik van social media plugin cookies die hier wordt gepubliceerd niet verouderd is geven wij er de voorkeur aan je te informeren over die cookies door te verwijzen naar de cookie statements van die social media platforms:
https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy
https://help.twitter.com/en/rules-and-policies/twitter-cookies.

4. Grondslag van de verwerkingen

Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden op basis van een wettelijke grondslag.

De verwerkingen als genoemd onder persoonsgegevens onder 2a en b  verwerken wij volgens artikel 6 lid 1 sub f van de AVG. Dit komt er in het kort op neer dat de verwerkingen noodzakelijk zijn voor ons gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang is dat de gegevens die wij verwerken nodig zijn om onze diensten te kunnen uitvoeren en onze bedrijfsvoering te kunnen doen. We beperken ons tot de gegevens die hiervoor noodzakelijk zijn.

De verwerking als genoemd onder 2c (nieuwsbrief) verwerken wij volgens artikel 6 lid 1 sub a van de AVG en artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet.

5. Ontvangers van de persoonsgegevens / Verwerkers / Delen met anderen

Onze medewerkers hebben toegang tot de persoonsgegevens genoemd onder 2. Zij hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit nodig is om de onder 2 genoemde doelstellingen te bereiken en voor zover dit nodig is om hun functie uit te oefenen. Zij zijn gebonden aan een geheimhoudingsverplichting.

De persoonsgegevens, genoemd onder 2a worden opgeslagen door een externe hosting provider. Deze hosting provider is een zogenaamde verwerker. Hij moet zich houden aan onze instructies en  passende beveiligingsmaatregelen garanderen. Wij hebben daarvoor met deze (en andere) verwerker(s) een zogenaamde verwerkersovereenkomst gesloten. De hosting provider heeft geen toegang tot de persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden alleen opgeslagen in Nederland.

De persoonsgegevens, genoemd onder 2c worden tevens opgeslagen door externe aanbieders van een e-mailingsysteem. Ook deze aanbieders zijn verwerkers. Deze verwerkers slaan de gegevens ook op grondgebied buiten de Europese Unie (Verenigde Staten). Deze partijen zijn allen aangesloten bij het zogenaamd "Privacy Shield Framework”. Dit betekent dat die partijen zich hebben gecommitteerd aan verplichtingen uit een overeenkomst over de bescherming van persoonsgegevens van burgers van de Europese Unie die in de Verenigde Staten worden verwerkt. Gevolg hiervan is dat de verwerking van persoonsgegevens op grondgebied van de Verenigde Staten wettelijk is toegestaan.

Mocht je hierover meer willen weten dan vind je hier informatie over hoe deze verwerker (Mailchimp) met jouw privacy omgaat: privacybeleid van MailChimp

Ten slotte stellen wij de persoonsgegevens ter beschikking van overheidsinstanties die belast zijn met opsporing of handhaving. Dit doen wij alleen wanneer wij hiertoe een gericht verzoek ontvangen en in overeenstemming met de wet.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren de persoonsgegevens als genoemd onder 2 niet langer dan voor het doel noodzakelijk is tenzij we ze langer moeten bewaren om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

We houden daarbij rekening met de volgende aspecten: de duur van de overeenkomst tussen ons en een klant, wettelijke bewaartermijnen, verjaringstermijnen voor het instellen van juridische claims en de noodzaak om gegevens op te slaan voor later gebruik (waar mogelijk geanonimiseerd).

7. Jouw rechten

De wet geeft je bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van je persoonsgegevens. Dit zijn: het recht op inzage, aanpassen, verwijderen, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Deze zullen we kort aan je uitleggen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar privacy@bris.nl. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken op jouw verzoek reageren.

Recht op beperking

Het recht op beperking houdt in dat wanneer je

• van mening bent dat de gegevens niet juist zijn of dat de verwerking van de gegevens onrechtmatig of onnodig is maar in verband met je juridische positie niet gewist kunnen worden;
• bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking (zie hierna);

je ons kunt verzoeken de verwerking op te schorten.

Wij mogen dan - uitzonderingen daargelaten - de persoonsgegevens zonder je toestemming alleen nog opslaan tot duidelijk is of je standpunt terecht is. Dit geldt ook voor de verwerkers, die wij moeten informeren.

Recht op bezwaar

Het recht op bezwaar houdt in dat je je kunt verzetten tegen de verwerkingen voor de doeleinden als genoemd onder 2. Als wij niet een dwingend gerechtvaardigd belang hebben om de verwerking voort te zetten staken wij dan de verwerking en wissen je persoonsgegevens. Voor zover je toestemming hebt verleend voor een verwerking (nieuwsbrief) kun je deze toestemming te allen tijde intrekken door gebruik te maken van de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrief.

Recht op dataportabiliteit

Het recht op dataportabiliteit houdt in dat je ons kunt verzoeken de persoonsgegevens die we van je hebben verkregen in een gangbaar formaat aan je ter beschikking te stellen zodat je ze ergens anders kunt (laten) verwerken. 

Je kunt je verzoek om één van de genoemde rechten uit te oefenen per e-mail richten aan: privacy@bris.nl. Wij zullen dan jouw identiteit controleren en binnen een maand op je verzoek reageren. We zullen je laten weten wat de eventuele consequenties zijn van het voldoen aan je verzoek (bijvoorbeeld dat je geen gebruik meer kunt maken van onze applicaties).

Als we van mening zijn dat we goede redenen hebben om je verzoek te weigeren zullen we je die redenen in onze reactie laten weten. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat wij door aan je verzoek te beantwoorden onze rechten niet meer kunnen uitoefenen.

8. Beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Tot slot berichten wij je dat mocht je van mening zijn dat wij door onze verwerking van jouw persoonsgegevens in strijd met de wet handelen we dat graag vernemen. We proberen dan met je een oplossing te vinden om tegemoet te komen aan jouw bezwaren. Komen we er toch niet uit dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie hiervoor de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Rotterdam, mei 2018
BRIS B.V.