“Het worden tropenmaanden”, aldus product owner Edward Schrijver van BRIS. Zijn belangrijkste taak is het grote digitaliseringsproject van moederbedrijf SKG-IKOB te managen, maar hij vervangt vanaf de zomer ook tijdelijk de productmanager van BRIS. Met het team het resultaat boeken waar je op voorhand op inzet, daar wordt hij enthousiast van. 

Minder administratief werk, meer klanttevredenheid en verhoogde kwaliteit, dat zijn in een notendop de doelen van het digitaliseringsproject dat certificeerder SKG-IKOB in 2020 startte. Reden voor deze operatie is dat de huidige gebruikte software niet meer in de moderne behoeften voorziet. Door de verscheidenheid aan werkwijzen en systemen ontstaat handwerk. En dat maakt dat uniforme procesondersteuning stagneert en kwaliteitsbewaking tijdrovend en complex wordt. Tijd voor een grote opknapbeurt dus, zodat bedrijf en medewerkers weer een groot aantal jaren vooruit kunnen met state-of-the-art processen en tools. 

Eigen applicaties geven onderscheid en voorsprong

De voorkeur van SKG-IKOB is ook om applicaties zelf te ontwikkelen en te laten beheren door dochter BRIS. Ontwikkeling van software voor processen die je uniek maken geeft je immers onderscheid en een voorsprong in de markt. 
Dat vormde een belangrijk haakje om de gehele ontwikkeling door een BRIS-collega te laten begeleiden: Edward Schrijver. Hij startte ruim 25 jaar geleden in de kantoorautomatisering als programmeur. Zo rolde hij de it-wereld in en door functies bij verschillende bedrijven in uiteenlopende branches ontwikkelde hij zich breed. “Dit heeft me veel kennis gegeven. Ik weet wat de klant bezighoudt én begrijp waar de technici aan de ontwikkelingskant mee bezig zijn. Als je er tussen staat is het belangrijk te begrijpen wat er aan beide kanten speelt”, meent Edward. In mei begon hij als product owner bij BRIS.

Inhoudelijke intermediair

In het migratieproject van SKG-IKOB is Edwards rol die van de inhoudelijke intermediair. “Ik zorg dat overlegstructuren goed geregeld zijn, waar nodig in het bijzijn van key-users, zodat de leverancier door kan gaan de nieuwe apps te ontwikkelen die SKG-IKOB in het dagelijks werk gaat gebruiken. In feite gaat het om het bij elkaar brengen van de juiste mensen om de voortgang goed te borgen. Ik fungeer als intermediair tussen de leverancier en de klant om alle informatie in goede banen te leiden.”
In meerdere opzichten is het een complex project vertelt Edward. Een digitaliseringstraject is dat van zichzelf al. Maar het portfolio van certificatie-instelling SKG-IKOB is héél specifiek en dat geeft een extra dimensie aan de complexiteit.

Mensen meenemen in verandering

Verandering is ingewikkeld. Dus mensen meenemen in de stappen is zeer relevant. Want voor hen zelf is vaak onzichtbaar wat er in zo’n proces gebeurt. De valkuil is, zegt Edward, “dat je de vloer verliest. Dit is een immens project. We moeten er goed voor zorgen dat iedereen aangehaakt blijft en dat er draagvlak is.” 
De aftrap was positief, vertelt hij, met een online workshop over het designtraject met  coördinatoren en andere betrokkenen van SKG-IKOB. Doel was met name om bij hen informatie op te halen hoe hun dagelijks werk eruit ziet, wat goed gaat, wat beter kan en wat volgens hen het ultieme proces is. Uit alle hoeken van de organisatie namen medewerkers er aan deel. 
Er gaat de komende 3 jaar veel veranderen voor hen. Edward: “Men is nu gewend te werken met meerdere systemen. Dit wordt straks één systeem waarin iedereen zijn werk kan doen. Dat gaat tijd schelen en de efficiency en kwaliteit verbeteren.” Maar mensen zijn gewend hun werk op een bepaalde manier te doen, weet Edward. ‘Niet iedereen gaat makkelijk met verandering om. Dus ik wil mijn gezicht regelmatig in Geldermalsen op kantoor laten zien. Zodat ze me altijd kunnen aanschieten over de vragen die ze hebben.”

Met team resultaat boeken

Enthousiast wordt hij van met een team het resultaat te boeken waar je op voorhand op inzet. Het is top om mensen in de organisatie mee te krijgen in de veranderingen, vindt hij. Zoals het er nu uitziet gaat het goed lopen. Als de leverancier programmeert en de opleveringen op rolletjes lopen, heeft hij ruim de tijd óók het verlof van de productmanager van BRIS goed op te vangen. Ongetwijfeld worden het tropenmaanden voor Edward, maar hij heeft de ervaring en de spirit om er een succes van te maken!